Digitale Archivierung und Dokumentation

Wie die richtige Software Sie bei der Einhaltung von DSGVO und GoBD unterstützt

Was der Mittelstand heute am meisten braucht, sind vollständig digitalisierte Prozesse in allen Unternehmensbereichen. Unternehmen, deren Kommunikationswege noch zum Grossteil auf Papier basieren, stossen früher oder später an ihre Grenzen. Wenn Belege wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen nicht digital archiviert sind, verlangsamt das Prozesse wie z.B. die Auftrags-, Rechnungsabwicklung bzw. den Kundenservice erheblich. Gesetzliche Vorgaben wie die Einhaltung von GoBD und DSGVO verstärken aktuell den Handlungsdruck.

Vom Papier-Archiv zum Digital-Archiv

Bei der Archivierung erfasst beispielsweise ein Dokumentenmanagement-System (DMS) die auf unterschiedlichem Wege eingehenden Belege wie Scans, E-Mails oder manuell hinzugefügte Notizen vollständig digital. Durch intelligente Indexing-Module im Volltext, werden diese Dokumente automatisch mit Schlagworten versehen und zentral abgelegt. Auch die Archivierung von Belegen aus dem ERP-System im Digital-Archiv läuft vollautomatisch im Hintergrund ab.

Compliance Vorgaben einhalten

Mit einer DMS-ERP-Integration erfüllen Unternehmen zudem die hohen Anforderungen an den rechtskonformen Umgang mit Dokumenten. Stichwort gesetzeskonforme Archivierung: Laut GoBD und den Anforderungen des Handelsgesetzbuchs sowie ist die revisionssichere Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten in Deutschland seit dem 1. Januar 2017 Pflicht. Ab dem 25.05.2018 tritt ausserdem die EU-DSGVO in Kraft mit Fokus auf den Schutz und die Dokumentation personenbezogener Daten. Sinnvoll ist eine DMS-ERP-Integration, mit der sich Archivierungsaufgaben individuell (und rückwirkend) konfigurieren bzw. durchführen lassen und auch E-Mails inkl. Anhängen berücksichtigt werden.

 

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