Warum nennen wir den ‚digitaler Arbeits-Platz‘ nicht ‚Arbeits-Sphäre‘?

Alle reden vom digitalen Arbeitsplatz. Aber was impliziert der Begriff genau? Welche gesellschaftlichen Chancen, aber auch Risiken gehen mit diesem Konzept einher? Wo steht die aktuelle Entwicklung und wie geht es weiter? In der Diskussion wird deutlich, dass der „digitale Arbeitsplatz“ kein zu 100 Prozent klar definierter Begriff ist. Eher lässt er sich als ein dynamisches Konzept verstehen. Unsere heutige Auffassung vom „Digital Workplace“ kann also morgen schon wieder ganz anders aussehen.

Man kann den digitalen Arbeitsplatz auch als eine Art gegenstandsfreien Werkzeugkasten beschreiben – vom minimalen Hardware- zum maximalen Digitalanteil. Damit beinhaltet er die aktuelle Tendenz zur „Entmaterialisierung“. Dazu zählen Software, Netzabdeckung sowie möglichst bewegliche, portable Geräte. Je weniger Gegenstände ein Mensch für seine Arbeit benötigt, desto digitaler ist er. Je mehr er virtualisiert und vernetzt ist, desto unabhängiger ist er. Das bedeutet: Wahlfreiheit des Ortes, Wahlfreiheit des Zeitpunktes und Wahlfreiheit in Bezug auf Arbeitsgeräte. Diese Perspektive teilt auch Guido Grotz, Vorstand der Step Ahead AG, im Gespräch mit dem DOK.magazin.

Herr Grotz, sprechen wir das Thema gleich direkt an: Wie stellen Sie sich den „Arbeitsplatz der Zukunft“ vor?

Der Arbeitsplatz der Zukunft wird in Bezug auf Ort und Zeit flexibler. Dadurch werden Jobs vielfältiger und abwechslungsreicher. Den Arbeitsplatz, an den ich mich pünktlich mit Anwesenheitspflicht einzufinden habe, wird es so nicht mehr geben. Das Homeoffice wird dann – obwohl inzwischen „ein alter Hut“ – durch neue Möglichkeiten der Digitalisierung wirklich zur Stätte von Produktivität.

Dennoch wird es weiterhin physische Orte geben – wie Konferenz- und Besprechungsräume – wo sich Menschen zum Arbeiten einfinden. Open-Space-Konzepte sind beispielsweise heute im Start-up-Umfeld schon stark verbreitet. Denn bei all der zeitlichen und räumlichen Flexibilisierung ist es wichtig, dass die soziale Komponente nicht verloren geht.

Welche technischen Lösungen sind für einen digitalen Arbeitsplatz Ihrer Meinung nach Voraussetzung?

Um zeit- und ortsunabhängig arbeiten zu können, brauchen Mitarbeiter passende Hard- und Software. Für viele Berufe reichen heutzutage ein Notebook, ein Smartphone und WLAN. Selbstbestimmtes Arbeiten ist davon abhängig, schnell an Informationen zu gelangen. Nur dann können Entscheidungen getroffen werden. Moderne Tools für die Kommunikation und Kollaboration mit Kollegen sind genauso wichtig, wenn die physische Nähe wegfällt. Damit das Konzept des digitalen Arbeitsplatzes aber tatsächlich flächendeckend funktioniert, muss der Breitbandausbau vorangetrieben werden.

Ihr Unternehmen hat eine Lösung entwickelt, die Sie als „digitale Arbeitsplatzlösung“ bezeichnen. Inwieweit reiht diese sich in Ihr Konzept ein?

Unsere Lösung mySTEPS ist ein Beispiel, Mitarbeitern das mobile Arbeiten zu erleichtern. Über die App oder das Webportal haben Mitarbeiter alle für sie relevanten Daten aus unserer CRM- & ERP-Lösung jederzeit verfügbar. Damit unsere Lösung ein komfortables Arbeiten ermöglicht, haben wir sie so gestaltet, dass sie sofort einsatzfähig und personalisierbar ist.

Um die unternehmensweite Digitalisierung nachhaltig voranzutreiben, ist es aber unerlässlich, jeden einzelnen Mitarbeiter auf diese Reise mitzunehmen. Unsere Lösung bezieht diesen Aspekt unmittelbar mit ein: Sie lässt sich ohne Schulung intuitiv bedienen.

Können Sie uns kurz Ihre Einschätzung beschreiben: Wie weit sind die Unternehmen mit der Etablierung eines digitalen Arbeitsplatzes und welche Herausforderungen gibt es?

Einige grosse Unternehmen wie beispielsweise Microsoft, aber auch ein paar Mittelständler, sind bei der Entwicklung eines Digital Workplace schon relativ weit fortgeschritten. Sie haben in ihren Büros kaum noch feste Arbeitsplätze, sondern Arbeitsbereiche mit Screens und Docking-Stationen für die Laptops. Andere hingegen sind noch dabei, ihre papierbasierten Prozesse zu digitalisieren. So schaffen sie die Voraussetzungen für einen digitalen Arbeitsplatz. Den Sprung vom Server im lokalen Rechenzentrum in die Cloud, der ebenso die Grundlage für das ortsunabhängige und flexible Arbeiten darstellt, haben viele Unternehmen schon geschafft.

Insgesamt erhalten natürlich mehr technische (insbesondere mobile End-) Geräte Einzug ins Büro. Die Anforderungen an die IT-Abteilungen, die diese Geräte verwalten, steigen. Der Weg in die Cloud und das Hosten von Softwarelösungen sind daher heute wichtige Stellschrauben, um die IT-Administratoren zu entlasten.

Kommen wir zu einem weiteren Aspekt in Bezug auf die „Zukunft“. Welche Rolle spielt der digitale Arbeitsplatz im War for Talents?

Mit dem digitalen Arbeitsplatz und auch dem Generationenwechsel geht eine komplett neue Arbeitswelt einher. Der digitale Arbeitsplatz wird von jungen Fachkräften, die Unternehmen aufgrund des Fachkräftemangels stark umwerben, offensiv gefordert. Für die gerade auf den Arbeitsmarkt kommende Generation der Millennials spielen Selbstbezug, Sinnsuche und das Abwägen von Alternativen eine wichtige Rolle. Die Knappheit von Fachkräften – vor allem in naturwissenschaftlichen Fächern – sorgt dafür, dass sich die Millennials ihren Arbeitgeber nahezu aussuchen und nicht umgekehrt.

Um im „War for Talents“ zu bestehen, müssen Unternehmen als Arbeitgeber attraktiv sein. Dazu gehört auch ein Konzept des digitalen Arbeitsplatzes. Wer das seinen Mitarbeitern bereitstellt, präsentiert sich als modernes Unternehmen. Digital Natives erwarten auch im Business-Umfeld komfortable digitale Lösungen, die sie aus dem privaten Consumer-Bereich kennen.

Gibt es eine Kehrseite der Medaille? Wo liegen die Grenzen des digitalen Arbeitsplatzes bzw. wo sollten sie gezogen werden?

Ja, definitiv gibt es die. Eine Herausforderung ist zum Beispiel die erhöhte zeitliche Verfügbarkeit. Was grundsätzlich erst einmal positiv klingt, weil der Mitarbeiter die tatsächliche Arbeitszeit frei wählen kann, kann umgekehrt auch ins Gegenteil umschlagen. Es kann auf Arbeitgeberseite zu dem Anspruch führen, dass Mitarbeiter immer und überall erreichbar sind. So tragen sie zur „digitalen Erschöpfung“ bei. Viele Unternehmer haben im Gegenzug aber auch die Sorge, dass sich die Mitarbeiter durch die physische Distanz weniger mit dem Unternehmen identifizieren.

Wichtig ist es also, dass sowohl Mitarbeiter als auch Unternehmen verantwortungsbewusst mit dem Konzept umgehen – das erfordert einen Kulturwandel. Der digitale Arbeitsplatz ist dabei selbst nur ein Werkzeug von vielen. Falsch verstanden und falsch eingesetzt, führt dieses automatisch zu Überlastungssituationen. Richtig eingesetzt, profitieren aber Mitarbeiter und Unternehmer. Mitarbeiter haben die Chance, die Work-Life-Balance frei zu gestalten im Einklang mit den Werten und Prinzipien des Unternehmens. Unternehmen profitieren von einer produktiveren, effizienteren Arbeitsweise und gewinnen im War for Talents.

Herr Grotz, vielen Dank für diesen Beitrag zur Diskussion um den „Digitalen Arbeitsplatz“.

Aus DOK.magazin 6.2018. Vielen Dank an das DOK.magazin für das Interview. Hier finden Sie den Beitrag online.